Hoe bepaal ik het budget voor mijn evenement?

7 mei 2018, door Tim Kröber

Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Maar voordat je bezig gaat met het regelen van de ‘leuke’ zaken – denk aan het boeken van bekende sprekers en het afhuren van een mooie locatie – moet je eerst weten hoeveel dit allemaal kost. Het bepalen van je budget is dan ook een voorwaarde voor een geslaagd evenement. Dit zijn de 5 belangrijkste kostenposten waarmee je rekening moet houden:

Locatie

Heb jij al een mooie locatie voor jouw evenement in gedachten? Dan weet je ongetwijfeld al bij benadering wat de huurkosten hiervan zijn. Daarnaast heb je echter ook te maken met andere locatiegerelateerde kosten. Deze zijn soms wel, maar soms ook niet bij de huur inbegrepen. Voorbeelden zijn zaken als meubilair, inrichting, decoratie, schoonmaak, toiletten en de opbouw van een mooi podium. Alle faciliteiten moeten aanwezig zijn om het evenement precies zo te laten verlopen als jij wilt. En dat brengt vaak de nodige kosten met zich mee. Neem die daarom vooral mee in je budgetberekening.

Personeel

Tijdens je evenement wil je jouw gasten op hun wenken bedienen. Het is daarom zaak dat er voldoende personeel aanwezig is om deze wens te verwezenlijken. Dat begint al met het personeel achter de schermen, zoals technici, EHBO-medewerkers en veiligheidscoördinatoren. Maar net zo belangrijk zijn de medewerkers op de voorgrond, zoals de hostesses, parkeerwachters en het cateringpersoneel. Je merkt het al: bij het organiseren van een professioneel event zijn ten minste tientallen mensen betrokken. En die moeten allemaal worden betaald!

Entertainment

Jouw evenement kan nog zo’n serieus karakter hebben; entertainment is nodig om serieuze informatie op een aantrekkelijke manier op het publiek over te brengen. De basis zijn optredens van goede sprekers – dit is uiteindelijk waarvoor mensen een ticket kopen. Ook een kundige dagvoorzitter die het programma op aanstekelijke wijze aan elkaar praat is absoluut aan te raden. Andere entertainmentgerelateerde kosten zijn workshops, muziek, gamification en alle andere denkbare activiteiten die jouw bezoekers informeren of vermaken.

Techniek

Bij een evenement gaat het niet alleen om de inhoud, maar ook om de presentatie. In dat kader is audiovisuele en technische ondersteuning geen overbodige luxe. Voor de hand liggende zaken zijn een professionele licht- en geluidsinstallatie, microfoons, grote schermen (bijvoorbeeld voor social walls) en natuurlijk een stabiel WiFi-netwerk. Verder kun je het zo gek maken als je zelf wilt: van het ontwikkelen van een handige eventapp tot het plannen van een spectaculaire vuurwerkshow als afsluiting.

Diversen en onvoorziene kosten

De bovengenoemde kostenposten zijn slechts een samenvatting – en een fractie – van alle posten die je in je budget moet verwerken. Ook overige kosten zoals een goede evenementverzekering en het vervoer en hotelovernachtingen van sprekers moet je allemaal incalculeren. En wat te denken van alle communicatie-uitingen voorafgaand aan het event? Ook een website, social media kanalen en advertenties kosten immers geld. Besteed daarom veel tijd en aandacht aan het vaststellen van je budget en voorzie altijd 10% ruimte voor onverwachte kosten. Want geloof ons: hoe goed voorbereid je ook van start gaat – tijdens een event krijg je hier altijd mee te maken. Succes!