Waarom moet ik een evenementenverzekering afsluiten?

1 mei 2018, door Robert de Vries

Bij het organiseren van een evenement heb je een aantal prioriteiten. Zo wil je een goede eventlocatie vinden, de juiste sprekers boeken en passend entertainment regelen. Maar heb je al eens gedacht aan het afsluiten van een evenementenverzekering? Dit zou een van de eerste zaken op je lijstje moeten zijn, zodat jouw event niet onverwacht een vervelend einde krijgt.

Wanneer moet ik een evenementenverzekering afsluiten?

Natuurlijk hoef jij op je evenement niet alles te verzekeren. Wel is het belangrijk om te kijken naar je regelingen op het gebied van aansprakelijkheid en de eventuele financiële gevolgen die je kunt dragen. Stel dat jouw evenement bijvoorbeeld om onverwachte redenen niet doorgaat – kun je de gemaakte kosten voor de gehuurde materialen dan ophoesten?

Het antwoord op onderstaande vraag luidt zeer waarschijnlijk Nee. En ook al kun je de kosten wel betalen, dan slaan ze een flink gat in je budget en de winst die je gemaakt hebt met eerdere edities. Dit scenario is eenvoudig te voorkomen door een evenementenverzekering af te sluiten. Zo weet je zeker dat onvoorziene omstandigheden nooit desastreuze financiële gevolgen hebben.

Wat is een evenementenverzekering precies?

Evenementenverzekeringen zijn er in vele soorten en maten. Meestal is zo’n verzekering opgedeeld in uiteenlopende rubrieken, waarvan de rubriek Aansprakelijkheid het belangrijkst is. Je kunt immers nog zoveel voorzorgsmaatregelen treffen; een ongeluk zit in een klein hoekje en als organisator ben je de eerste partij die op geleden schade wordt aangesproken.

Ook belangrijk is de rubriek Onkosten, waaronder veel kosten vallen die je maakt bij het organiseren van je evenement. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor advertenties, het inhuren van een cateraar en het boeken van bekende sprekers. De verzekeraar vergoedt een groot deel van deze gemaakte kosten indien het evenement onverhoopt niet doorgaat.

Waar moet ik rekening mee houden bij een evenementenverzekering?

Het afsluiten van een evenementenverzekering is altijd maatwerk. Een verzekering moet aansluiten op jouw evenement, zodat er bij bepaalde specifieke risico’s een afdoende verzekeringsconstructie is. Bij het organiseren van een event waarop geracet wordt met motoren, is het bijvoorbeeld belangrijk om extra aandacht te besteden aan de rubrieken Aansprakelijkheid en Ongevallen.

Besef ook dat lokale overheden steeds kritischer worden bij het verstrekken van vergunningen. Vaak eisen zij inzicht in de eventverzekering voordat ze overgaan tot goedkeuring. Let tot slot goed op de exacte verzekeringsvoorwaarden. Laat deze nakijken door een specialist en zorg ervoor dat je niet verrast kan worden door kleine lettertjes.