Hoe meet ik het succes van mijn evenement?

18 juni 2018, door Tim Kröber

Is jouw event afgelopen en is alles op rolletjes verlopen? Dan ben je als enthousiaste organisator al snel geneigd het evenement tot een succes te verklaren. Maar wacht even: denken de deelnemers daar ook zo over? Er is maar één manier om dat uit te vinden en dat is het uitvoeren van een grondige evaluatie. Zo pak je dat aan:

Hou enquêtes tijdens het event

Het ideale moment om feedback te verzamelen is tijdens het event. De dag ligt bezoekers dan logischerwijs nog vers in het geheugen en bovendien is het extreem gemakkelijk om de doelgroep te bereiken. Je kunt er zelfs voor kiezen om meerdere subdoelgroepen vast te stellen en deze te benaderen met afzonderlijke vragen.

Daarnaast is het belangrijk om het moment van enquêteren zorgvuldig te kiezen. Ondervraag je mensen direct nadat ze de zaal van een presentatie uitkomen of wacht je tot tijdens de lunchpauze? Uiteraard kun je ook wachten totdat het evenement geheel is afgelopen en deelnemers op het punt staan om te vertrekken. Bepaal je strategie op basis van jouw specifieke doelstellingen.

Verzamel feedback na het event

Wil je bezoekers tijdens het event niet lastig vallen met allerlei vragen? Dan kun je overwegen om de feedback een poosje later te verzamelen. Wacht hier liefst niet te lang mee, want mensen vergeten bepaalde details over het algemeen vrij snel. Voordeel van achteraf enquêteren is wel dat de respondenten vaak eerlijker zijn; een schriftelijke of digitale vragenlijst geeft een anoniemer gevoel.

Voor een betrouwbare enquête na je evenement kun je verschillende tools benutten. De bekendste is waarschijnlijk Surveymonkey, een programma dat je tot 10 vragen zelfs gratis kunt gebruiken. Goede alternatieven zijn het creatieve Typeform en het bekende Google Forms. De laatste tool is geheel gratis en biedt ongelimiteerde vragen en dataexport.

Beoordeel je behaalde doelen

Het houden van een enquête na je evenement heeft alleen zin als je vooraf duidelijke doelstellingen hebt geformuleerd. Alleen dan weet je immers of je ze hebt bereikt en daarom dienen ze als basis voor de vragen op het enquêteformulier. Wij adviseren je jouw doelen vooraf vast te stellen met behulp van de SMART-methode, zodat ze achteraf goed meetbaar zijn.

Heb je bovenstaande tips uitgevoerd en druppelen de eerste enquêteresultaten langzaam binnen? Dan kun je nu gaan beoordelen of je evenement de gewenste Return On Investment heeft opgeleverd. Zo niet, dan is het zaak je strategie voor de volgende editie te heroverwegen. Onze tip: goede sprekers geven je ROI vrijwel in alle gevallen een boost.