De meeste projectmanagers zijn er mee bekend: het SMART-principe. Dit is een bruikbare tool die in veel sectoren wordt ingezet om gerichter doelen te stellen én te behalen. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Ook als eventplanner kun jij met het principe je voordeel doen. Hoe? Dat lees je hieronder.
Specifiek
Het concreet formuleren van doelstellingen is belangrijk om het maximale uit je evenement te halen. Schrijf je doelen daarom op en schroom niet om specifiek te zijn. Je wilt bijvoorbeeld niet ‘veel’ bezoekers op je evenement, maar je wilt er 750. Als je dit concrete doel eenmaal hebt vastgesteld, weet je welke stappen je moet zetten om het te bereiken. Denk alleen al aan het aantal te versturen uitnodigingen of het bereik van je online advertentiecampagne. Hierdoor neemt de kans toe dat je daadwerkelijk ook veel bezoekers krijgt.
Meetbaar
Het succes van een evenement laat zich lastig meten, tenzij je vooraf objectieve meetcriteria vaststelt. Zo is het proeven van een positieve sfeer tijdens de afsluitende borrel niet voldoende om te spreken van een geslaagd event, maar is het verkopen van minimaal 250 producten of diensten dat wél. Het gaat erom dat een evenement je rendement op je investering geeft. Bepaal daarom vooraf de statistieken waaraan je het succes afmeet, zodat je tevens makkelijker tussentijds kunt bijsturen en achteraf kunt evalueren.
Acceptabel
Je geformuleerde doelen kunnen nog zo specifiek en meetbaar zijn; ze moeten bovenal reëel en acceptabel zijn. Is jouw doelstelling bijvoorbeeld om een wereldberoemde spreker zoals Uri Geller op je evenement te laten optreden? Dan moet jij je eerst afvragen of dit wel haalbaar is. Via Quality-Bookings is het dat overigens. Bij ons vind je tal van bekende sprekers waaronder zelfs de meest gerespecteerde internationale namen. Toch kan jouw wens vanuit budgettaire overwegingen onacceptabel zijn. Ga daarom als organisator niet zweven, maar stel realistische doelen.
Relevant
Stel dat je erin slaagt om die ene grote naam te strikken – is dit dan een garantie voor een succesvol evenement? In veel gevallen niet. Een geslaagd event is namelijk een complexe optelsom van meerdere factoren. Misschien sla jij die peperdure spreker liever over om voor minder geld 3 absolute specialisten in de branche te boeken. Dat is waarom de sprekers bij Quality Bookings verdeeld zijn in handige categorieën. Zo boek jij de specialisten die inhoudelijk exact aansluiten op jouw event en daarmee inspelen op de wensen van de bezoeker.
Tijdgebonden
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor de organisatie van een evenement. Zo concreet als je doelen moet ook je tijdplanning zijn. Prik voor alles een datum en zorg ervoor dat je deadlines niet mist. En besef: niet alles zal gedurende de voorbereidingsfase op rolletjes verlopen. Calculeer daarom ook onvoorziene omstandigheden in, zodat je zonder tijdverlies kunt doorschakelen naar plan B. Kortom: wat jij nodig hebt is een draaiboek.