Gadverdamme; weer zo’n doodsaai event…

18 december 2015, door Arvid Buit

Je loopt door een warme vlaag van de luchtsluis het grijzige congrescentrum binnen. Daar staan
ze al op elkaar gepakt met een glaasje jus d’orange: je fijne collega’s. Met een opgezette grimas
sluit je aan en al snel klinkt er een doffe gong. Gezamenlijk begeeft het gezelschap zich naar de
congres-zaal, alwaar vanmiddag een bijzondere presentatie op het programma staat.

De directeur opent deze middag en hij doet duidelijk een poging om hip en casual te zijn. Waar hij
doorgaans strak in het pak zit, heeft hij vandaag een ‘kekke’ spijkerbroek aangetrokken met een
‘vlotte’ polo. Helaas dacht zijn vrouw dat lichtblauw een goede kleur was, waardoor de
zweetplekken nu overduidelijk zichtbaar richting zijn broekband kruipen. Nog minder vlot zijn de
woorden die zijn lippen verlaten: voorspelbaar kijkt de beste man terug op het afgelopen jaar.
Aangezien je daar deel van uitmaakte en zelf mede-verantwoordelijk bent voor de resultaten, is er
vrijwel geen nieuws. Je beweegt je schouders en draait je nek. Dit wordt een lange middag…

Er is veel geld uitgegeven aan de gastspreker; een absolute topsporter. Iemand die weet wat diepe
dalen zijn, hoe keiharde discipline voelt en het doorzetten tijdens een onmogelijke uitputtingsslag.
Zelf heb je niet zoveel met (top) sport, je vindt het nogal ongezond en bent er veel te lui voor. Een
leuk verhaal van deze mevrouw, maar je ziet absoluut de relevantie niet met jouw functie en
professionele ontwikkeling.

Uiteindelijk applaudisseert de zaal net iets te luid als men het gevoel heeft gekregen ook met een
winnaars-mentaliteit aan de slag te kunnen. De Olympische medailles lonken en de meeste
collega’s lopen zelfs rechtop en vol vertrouwen de zaal uit. Richting een 5 jaar oude Opel Corsa,
maar dat mag de pret niet drukken…

Gek genoeg verlopen de meeste bedrijfsevenementen als hierboven omschreven. Saai,
voorspelbaar, toewerkende naar een tijdelijke roes die op de eerstvolgende maandag-morgen
weer is weggeëbd. Wat je kunt doen om dit te voorkomen?

– ‘Event-managers’ kunnen alleen uitvoeren (mits ervaren en professioneel), niet adviseren. Zoek
een creatieve partner die een gek plan verzint. Hoe gekker hoe beter: zorg dat het allemaal
onverwacht is. Pas op: vrijwel iedereen die ooit een succesvolle bruiloft heeft gepland denkt
geboren te zijn voor de event-business.
– Maak een lijstje met alle hapjes en drankjes die mensen op events verwachten. Verban die
producten. Zoek iets origineels. Doe geen bio-verantwoorde-houten-kar met kurkdroge
sandwiches en smerig fruitsap. Kies een Bourgondiër met een twinkeling in zijn/haar ogen. DIE
snappen hoe je mensen fit en actief houdt zodat ze je verhaal ook feitelijk meekrijgen.
– Wat er ook op een podium gebeurt, als mensen 3 uur lang moeten zitten vallen ze vanzelf in
slaap. Afwisseling, beweging, dynamiek: maar het spectaculair!
– Vergeet in die drang naar afwisseling nooit dat het gaat om de inhoud. Hartstikke fijn al dat
vermaak en die succesvolle topsporters, maar hoogbegaafd zijn ze vaak niet. Zoek in elk geval
een inspirator die werkelijk iets te bieden heeft voor jullie bedrijf. Nodig die ook vooraf uit voor
een intake en rondleiding. Hoe meer diepgang, hoe langer de boodschap blijf hangen.

De belangrijkste tip voor de directeur van een bedrijf: bemoei je zelf OVERAL mee. Verdiep je in je
mensen, ga een keertje eten met je event/creative-team en weet precies wat er gebeurt. Zodra een
extern bedrijf ‘het wel zal fixen’, krijg je altijd iets dat iedereen al kent. Creativiteit ontstaat niet
vanzelf. Laat je speech door een vakkundige schrijver maken. Vraag een comedian om de
grappen te verzinnen: het is een vak. Nee je kunt het niet alleen, maar je moet wel zelf het plezier
ontwikkelen en de visie voor ogen houden.

Have fun producing it, only than it’ll be successful…