Het organiseren van een groots, eenmalig evenement heeft zo zijn voordelen. Het is nieuw, exclusief en dus relatief eenvoudig om publiek te trekken. Anders is het bij een congres dat jaarlijks terugkeert. Het nieuwe is eraf, mensen weten wat ze kunnen verwachten en besluiten soms misschien een jaartje over te slaan. Dat laatste scenario voorkom je met de 4 onderstaande tips.
Leg de focus op klanttevredenheid
Als organisator van een congres is de verleiding groot om je te concentreren op de best mogelijke line-up van sprekers. Bedenk je echter dat een sterke line-up geen garantie is voor terugkerend publiek, zeker niet als veel van de sprekers er het voorgaande jaar ook waren. Met name in specifieke branches waar het aantal experts over een bepaald onderwerp klein is, vormt dit een reëel risico.
Verschuif de focus daarom naar klanttevredenheid en doe er alles aan om je publiek een unieke beleving en service te bieden. Het gaat hierbij om de kleine details; een perfecte organisatie, een hartelijk welkom en een ongeëvenaarde klantenservice. Als alles tot in de puntjes geregeld is, voelen jouw gasten zich gewaardeerd en willen ze graag nog eens terugkomen.
Beloon trouwe gasten met exclusieve voordelen
Trouwe gasten zijn geen vanzelfsprekendheid en zo willen ze ook zeker niet gezien worden. Sterker nog – ze willen het gevoel hebben dat hun trouw wordt herkend en beloond. Zoek in de periode na een congres daarom actief contact met het gekomen publiek en stimuleer hen eens in de zoveel tijd om zich opnieuw in te schrijven. Als waardering stel je ze hierbij een exclusieve beloning in het vooruitzicht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vroegboekkorting, een relatiegeschenk, een actiecode of de mogelijkheid om een prijs te winnen. Dit vergroot de kans dat ze nog eens willen komen.
Betrek trouw publiek bij je evenement
Het is belangrijk om na je congres niet alleen contact met je publiek te zoeken middels commerciële mailtjes. Je kunt immers nog zoveel exclusieve voordelen bieden – een stroom aan verkoopmails valt bij niemand in goede aarde.
Wissel deze uitingen daarom af met het verzoek om inhoudelijke feedback. Vraag bijvoorbeeld om input voor cadeautjes, thema’s en spreker voor het komende jaar. Zo voelen mensen zich actief betrokken bij het congres en draaien ze alvast warm voor het komende jaar. Ook stijgt hierdoor de kans dat ze anderen enthousiasmeren en zo tot echte ambassadeurs van jouw evenement uitgroeien!
Val niet in herhaling
Is jouw congres elk jaar hetzelfde? Op dezelfde locatie, over dezelfde thema’s en met dezelfde sprekers? Dan hebben jouw gasten het logischerwijs wel een keer gezien. Zorg daarom voor voldoende variatie en wissel in thema’s, decoratie en sprekers. Ook de presentator en dagvoorzitter hoeven niet altijd hetzelfde te zijn.
Gebruik de ontvangen feedback van je gasten om elk jaar weer met nieuwe invalshoeken en ideeën te komen. Verras bijvoorbeeld met een spectaculaire act of een bijzondere mystery guest. Kortom: creëer een unieke en verrassende beleving. Wedden dat het publiek na afloop alweer benieuwd is wat je hen volgend jaar voor fraais voorschotelt?