Waarom een draaiboek voor mijn evenement?

14 mei 2018, door Robert de Vries

Organiseer jij binnenkort voor het eerst een evenement? Laat ons dan alvast één tip geven: gebruik een draaiboek. Dit is onmisbaar voor een professionele organisatie en zorgt ervoor dat iedereen op de grote dag weet wat hem of haar te doen staat. Hieronder leggen we uit hoe je voor jouw event het ideale draaiboek samenstelt.

Wat staat er in het draaiboek voor mijn event?

Een draaiboek is een chronologische weergave van de activiteiten, afspraken en taken die plaatsvinden rondom jouw evenement. Deze overzichtelijke weergave maakt niet alleen duidelijk waar de knelpunten in de planning zitten, maar zorgt er ook voor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van hun specifieke rol in het geheel.

Wanneer je het draaiboek maakt is afhankelijk van je event, maar doorgaans is het verstandig om er zo vroeg mogelijk mee te beginnen. Alle voorbereide werkzaamheden (denk aan marketing, locatiehuur en opbouw) horen immers ook bij het evenement en zijn daarmee onderdeel van het draaiboek. Dat geldt overigens ook voor gebeurtenissen die ná het event plaatsvinden, zoals de afbouw en evaluatie.

Kort samengevat beschrijft het draaiboek alle uitvoerende activiteiten in aanloop naar, tijdens en na afloop van het evenement. Ook bestaat een deel uit praktische en relevante informatie. Denk hierbij onder meer aan contactgegevens van de organisatie, leveranciers en andere betrokken partijen. Zo kan iedereen elkaar snel bereiken in situaties waar dat nodig is.

Hoeveel draaiboeken heb ik nodig?

In de praktijk gebruiken veel eventorganisatoren niet één draaiboek, maar meerdere draaiboeken om de planning en organisatie in goede banen te leiden. Interne medewerkers hebben immers andere informatie nodig dan externe leveranciers. Het is daarom efficiënter om met meerdere kleine draaiboeken te werken in plaats van met één groot exemplaar.

Het grootste draaiboek is logischerwijs voor het interne personeel. Dat moet op de hoogte zijn van vrijwel alles wat er staat te gebeuren. Dat geldt niet voor leveranciers, sprekers, hostesses, cateringmedewerkers. Maak voor hen een apart draaiboek rondom hun specifieke activiteiten, maar voeg een algemene samenvatting toe van je event voor een goede beeldvorming bij alle betrokkenen.

Ook de bijlagen zijn vaak van groot belang. Die bevatten praktische zaken zoals routebeschrijvingen, plattegronden en inventarisatielijsten. Informatie die het verschil kan betekenen tussen een spreker die op tijd of te laat komt. Vergeet tot slot niet je interne personeel naast de schriftelijke briefing in het draaiboek ook mondeling te briefen. Dat werkt nog altijd het beste voor een goede teamspirit!