Sinds kort is er veel te doen over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe Europese privacywetgeving, ook wel bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR), wordt vanaf 25 mei 2018 van kracht. Dat heeft gevolgen voor vrijwel alle ondernemers – en daarom ook de sprekersbureaus en sprekers – in Nederland.
Wat houdt de AVG precies in?
De AVG is een nieuwe wet op Europees niveau die bedoeld is om de privacy van burgers te waarborgen. Bijna elk bedrijf verwerkt immers wel gegevens van mensen en de hoeveelheid beschikbare data neemt alleen maar toe. Denk alleen al aan een mailingslijst, klantinformatiesysteem of feedbackformulieren. Allemaal zaken waar ook een spreker of sprekersbureau doorgaans over beschikt.
Met het bezitten en verwerken van dit soort gegevens is in de basis niets mis, zo oordelen Europese wetgevers. Wat wél moet verbeteren, is de transparantie vanuit ondernemers. Elke burger waarvan jij als spreker of bureau gegevens verwerkt, heeft het recht om te weten wat je hier precies mee doet. Ook mag de burger in kwestie foutieve data laten veranderen of zelfs helemaal laten verwijderen.
Wat betekent de AVG voor mij?
In de praktijk betekent de AVG voor sprekers en sprekersbureaus een verhoogde mate van transparantie. Je moet je administratieve zaken vanaf nu nog beter op orde hebben. Als een burger informatie rondom zijn gegevens opvraagt, moet je deze immers op korte termijn kunnen verstrekken. Ook moet je kunnen verantwoorden waarom je data op een bepaalde manier hebt verwerkt of opgeslagen.
De verwerking en opslag van al deze gegevens doe je uiteraard meestal niet handmatig of op papier. Betrokken hierbij zijn vaak andere partijen zoals Mailchimp (voor je mailinglijst), cloudoplossingen zoals OneDrive (backup klantinformatie) of je webhoster (verwerking feedbackformulieren). Met dit soort partijen kun je een zogenaamde verwerkersovereenkomst aangaan in het kader van de AVG.
Waarom moet ik me aan de AVG houden?
Nu je eenmaal duidelijk is wat de AVG is en wat dit voor jou betekent, rest nog een belangrijke vraag: waarom moet je haast maken om te voldoen aan de nieuwe regelgeving? Want laten we eerlijk zijn: deze brengt een hoop administratieve rompslomp met zich mee. Naast de voor de hand liggende reden dat het altijd verstandig is om je aan te wet te houden, spelen ook financiële overwegingen een rol.
De mogelijke straffen bij overtreding van de AVG zijn namelijk niet mals. In de wetgeving worden boetes van maximaal 20 miljoen euro of maar liefst 4% van de jaarlijkse omzet omschreven. De kans op controle is bovendien relatief groot – veel zaken zijn eenvoudig te controleren door de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer weten over de nieuwe wetgeving en de controlerende instantie? Klik dan hier voor meer informatie.