Hoe maak ik mijn eventlocatie uitnodigender?

26 januari 2018, door Otto de Vries

Een sober aangeklede bedrijfshal met felle verlichting en net iets te hard geluid. Het vormt het decor voor menig evenement, maar ademt natuurlijk geen uitnodigende sfeer. Het liefst wil je dat de bezoeker zich bij binnenkomst direct thuis voelt en dat effect kun je ook heel goed creëren. Hoe je dat precies doet? Lees hieronder onze tips voor een eventlocatie met een uitnodigende ambiance.

Stuur de bezoekersreis met route en meubilair

Het eindeloos moeten zoeken naar zalen of faciliteiten op een evenementlocatie is zo’n beetje het minst uitnodigende wat er is. Uitnodigend zijn begint met makkelijk gevonden kunnen worden door je bezoekers. Dat regel je niet alleen met duidelijke bewegwijzering en bebording, maar ook met een doordachte interne route die je gasten automatisch tegen de zaken laat aanlopen waar ze naar zoeken.

Daar waar de zalen op een congres vaak gebruikt worden voor keynotes en presentaties, zijn het de gangen en tussenruimtes waarin deelnemers veelvuldig met elkaar netwerken. Het is daarom zaak om deze onderdeel te maken van de bezoekersreis en uitnodigend te stylen met meubilair. Kille tussenruimtes en gangpaden doen namelijk afbreuk aan de uitnodigende sfeer die je elders creëert.

Creëer een ontspannen huiskamergevoel

Hoewel veel van je bezoekers logischerwijs zakelijke motieven hebben om aan je evenement deel te nemen, is het niet verstandig om te kiezen voor een louter zakelijke uitstraling van de locatie. Deelnemers willen het gevoel hebben dat ze thuis komen en het liefst met open armen verwelkomd worden.

Vergeet niet: een evenement is voor jouw gasten niet alleen werk, het is ook een stukje ontspanning. Faciliteer deze ontspanning en creëer ruimtes voor zaken als mindfulness en rust. Bij veel grote organisaties in Nederland is dit al dagelijkse kost, dus waarom zou jij jouw bezoekers niet eenzelfde ervaring bieden?

Verenig het nuttige met het aangename

Als eventorganisator wil je niet alleen het zakelijke vermengen met het huiselijke, maar ook het nuttige verenigen met het aangename. Dat betekent dat je lezingen van sprekers en andere informatieve momenten afwisselt met vrijblijvender en luchtiger elementen. Zorg bijvoorbeeld voor kleurrijke foodtrucks en een speciale ruimte voor interactiviteit of gamification.

Aan dit speelse effect kun je nog verder invulling geven door een eventapp te ontwikkelen waarin diverse entertainmentgerelateerde opties zitten. Zo kun je het bijvoorbeeld makkelijker maken om te netwerken met andere deelnemers, maar ook kun je hier zelf waardevolle data uit genereren die je meer inzicht verschaft in de doelgroep.