Een festivalsfeer op je seminar of congres

29 januari 2018, door Manon Boodt

Het is een vreemd fenomeen: op festivals wordt vaak naar hartenlust genetwerkt, terwijl dit op zakelijke evenementen die ervoor bedoeld zijn wat stroever verloopt. Steeds meer eventorganisatoren proberen op hun event dan ook die typische en aangename festivalsfeer te creëren. Dit zijn de strategieën die hiervoor in de praktijk het beste werken:

Simuleer de flexibiliteit van een festival

Een van de grote charmes van een festival is de grote flexibiliteit in het dagprogramma. Niet alleen treden er gelijktijdig meerdere artiesten op waar je uit kunt kiezen, maar ook kun je als bezoeker op elk gewenst moment afstand nemen van het podium om een goed gesprek met je groepsgenoten te voeren. Dat vindt dan ook nog eens plaats in een ongedwongen sfeer, bijvoorbeeld bij een foodtruck of in een gezellig ingerichte loungeruimte.

Eenzelfde ervaring kun jij als eventorganisator voor de deelnemers aan je evenement creëren. Kies voor maximale flexibiliteit in het programma en bied de mogelijkheid om pas op het laatste moment de gewenste break-out sessies te kiezen. Zorg er daarnaast voor dat cateringopties de hele dag beschikbaar zijn, zodat gasten ervoor kunnen kiezen om ook tijdens de break-out sessies in een andere ruimte op prettige wijze te netwerken.

Simuleer de beleving van een festival

Bij de styling van een evenement draait veel om het inspelen op de onbewuste associaties in het menselijk brein. Zien we bijvoorbeeld een foodtruck, een DJ, een koffietentje en andere gezellige zaken, dan krijgen we automatisch zin om ernaartoe te lopen. We associëren deze zaken immers met ontspanning. Zorg er daarom voor dat meerdere van deze elementen ook terugkomen op jouw zakelijke event.

Net als op een festival, werken ook livemuziek en grote schermen bijzonder goed om de zintuigen van bezoekers in positief opzicht te prikkelen. Combineer ruimtes voor lezingen met voldoende plekken voor ontspanning en creëer waar mogelijk ook buitenruimtes. Zorg ervoor dat de eerste associaties bij binnenkomst gericht zijn op plezier ontspanning in plaats van kilheid en zakelijkheid.

Simuleer de betrokkenheid bij een festival

Een festival is vaak een bijeenkomst van duizenden gelijkgestemden. Iedereen is fan van dezelfde artiesten en hierdoor werken er zelfs veel vrijwilligers mee aan de opbouw. De truc is om eenzelfde betrokkenheid te creëren op een zakelijk event. Dat kan op verschillende manieren, maar vooral door in te spelen op de diepste wensen van je bezoekers.

Welke spreker wil iedereen per se zien komen? Wat was het populairste programmaonderdeel tijdens de vorige editie? Hoe zorg je ervoor dat netwerken makkelijker en laagdrempeliger wordt? Dit soort zaken maakt het zo belangrijk om vooraf enquêtes te houden en je doelgroep actief te benaderen. Hoe meer betrokkenheid je vooraf creëert, hoe actiever je gasten aan het evenement zullen deelnemen.