Hoe maak ik de ideale gastenlijst voor mijn bedrijfsevent?

23 april 2018, door Manon Boodt

Een bedrijfsevent kan een grote mijlpaal zijn voor je onderneming. Wellicht presenteer je een kersverse bedrijfslocatie, ontvouw je een nieuw ingeslagen koers of vier je een succesvol jaar met collega’s en zakelijke relaties. Afhankelijk van de reden achter je evenement, stel je ook de gastenlijst samen. Wij vertellen waar je rekening mee moet houden om niemand te vergeten.

Gastenlijst voor een besloten evenement

Een besloten evenement is een event waarop je alleen medewerkers binnen de eigen organisatie uitnodigt. Afhankelijk van de schaal van het event, kan de gastenlijst zelfs alleen bestaan uit personeel van een bepaalde vestiging of afdeling. Verstandig is om de lijst samen te stellen in overleg met de personeelsafdeling, zodat je gegarandeerd de juiste medewerkers een uitnodiging stuurt.

Wat vaak vergeten wordt bij de organisatie van een intern evenement, is het uitnodigen van niet-personeelsleden die affiniteit hebben met het bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de flexibele schil van freelancers en eventueel aan ex-werknemers en gepensioneerden. Iemand die voor zijn recente afzwaaien decennialang voor de onderneming heeft gewerkt, verwacht een plekje op de gastenlijst.

Gastenlijst voor een open evenement

Is het event niet alleen gericht op medewerkers, maar ook op zakelijke relaties en andere geïnteresseerden? Dan is het zaak om ook de marketing- en salesafdeling te betrekken bij het samenstellen van de gastenlijst. Je wilt immers niet die ene grote lead mislopen, simpelweg omdat je vergeten bent de directeur uit te nodigen op jouw bedrijfsevenement.

Voor een goede uitstraling richting de buitenwereld is het daarnaast van belang de eventlocatie mooi vol te krijgen. Die kans vergroot je door het samenstellen van een aantrekkelijk dagprogramma (boek bijvoorbeeld een of meer goede sprekers). Hanteer daarnaast een back-up gastenlijst, zodat je altijd op tijd vervanging kunt regelen als gasten van de A-lijst niet kunnen komen.

Gastenlijst voor een housewarming

Is jouw bedrijf verhuisd naar een nieuwe locatie? Dan wil je die ongetwijfeld aan iedereen laten zien. Dat vraagt om een housewarming! Aan te raden is om hiervoor niet alleen (ex)-medewerkers en zakenrelaties uit te nodigen, maar jezelf meteen geliefd te maken in de buurt door de gastenlijst uit te breiden naar buurtbewoners en vertegenwoordigers van de lokale overheid.

Het is belangrijk om te beseffen dat omwonenden rondom jouw verhuizing misschien last hebben gehad van bouwwerkzaamheden of andere ongemakken. In extreme gevallen kan de komst van jouw bedrijfsvestiging zelfs op veel weerstand stuiten bij wijkbewoners of actiegroepen. Een uitnodiging voor jouw event is dan de ideale manier om nader tot elkaar te komen en een harmonieuze start te beleven op jouw nieuwe locatie.