Het organiseren van een succesvol evenement is geen vanzelfsprekendheid. De concurrentie is fors en je moet bezoekers overtuigen om voor jouw event te kiezen. De kans daarop vergroot je door al in het voortraject rekening te houden met de 4 W’s van jouw evenement: Waarom, Wie, Wat en Wanneer. Hieronder leggen we per W uit waarom deze zo ongelooflijk belangrijk is.
Waarom
Voordat je een event organiseert, moet het Waarom je duidelijk zijn. Wat is je doelstelling? Waarschijnlijk heb je er meerdere. Een veelvoorkomende doelstelling is bijvoorbeeld de kans om bepaalde producten te verkopen aan bezoekers (denk aan een beurs). Ook kennisdeling (een congres), teambuilding (een bedrijfsfeest), inspiratie (een workshop) of naamsbekendheid (een netwerkevent) vormen een goede reden. Pas als je de doelstelling helder formuleert, kun je achteraf de ROI meten.
Wie
Onlosmakelijk verbonden met het Waarom van je evenement, is voor Wie je het organiseert. Om zoveel mogelijk bezoekers naar je event te trekken, is het noodzakelijk om een zo aantrekkelijk mogelijk programma samen te stellen. Het kennen van je doelgroep is dan ook cruciaal om niet alleen passende activiteiten te organiseren, maar ook de juiste sprekers en dagvoorzitter binnen te halen. Zo creëer je loyale klanten en een jaarlijks terugkerend publiek.
Wat
Als je eenmaal weet Waarom en voor Wie je jouw event organiseert, is het tijd om invulling te geven aan de praktische zaken. Wat zijn de vaste, variabele en onverwachte kosten? Wat is de beste eventlocatie en wat reken je als prijs voor één ticket? Je moet je mannetje staan op organisatorisch en logistiek vlak om al deze zaken in goede banen te leiden. En is dat niet het geval, zorg dan dat je de juiste mensen om je heen verzamelt.
Wanneer
Nu de blauwdruk van je evenement staat, moet je nog bepalen wanneer je het organiseert. De gekozen datum kan sterke invloed hebben op het succes van jouw evenement en is ook branche- en doelgroepafhankelijk. Staat de datum eenmaal vast, dan is het zaak om voor elke fase van het voortraject strakke deadlines te stellen. Zorg dat je alle benodigde apparatuur op tijd huurt en sprekers en presentatoren op tijd boekt, zodat jouw event tijdens de grote dag op rolletjes verloopt.