Zo organiseert u een succesvol congres

12 maart 2017, door Robert de Vries

Goede sprekers zijn een voorwaarde voor een succesvol congres. Maar natuurlijk is er meer nodig dan alleen het boeken van de juiste personalities. Aan een geslaagd evenement gaat namelijk een zorgvuldig en minutieus uitgestippeld traject vooraf. In dit artikel geven we 4 concrete adviezen om de slagingskans van uw evenement flink te vergroten:

Start op tijd met de voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Het is daarom noodzakelijk om voldoende speling in te bouwen tijdens het voortraject. Start de voorbereidingen bij voorkeur minimaal een half jaar van tevoren en probeer niets aan het toeval over te laten.

Hou er tevens rekening mee dat topsprekers een drukke agenda hebben en vaak al voor de eerstkomende acht maanden zijn volgeboekt. Neem dus tijdig contact op met Quality Bookings om die ene grote naam te strikken!

Stel een realistische begroting op

Bij het kostenplaatje van een congres denkt u waarschijnlijk al snel aan de kosten voor het boeken van gerenommeerde sprekers. De ervaring leert echter dat deze boekingskosten slechts een klein onderdeel vormen van het totale uitgavenpatroon.

Naast sprekers moet u immers ook personeel inhuren om het evenement in goede banen te leiden. Voorts is er een geschikte locatie nodig en moeten zaken als het licht, geluid en podium tot in detail worden geregeld. Zorg daarom dat er voldoende budget is om uw ambities te realiseren en trek het liefst een beetje extra uit voor onvoorziene omstandigheden.

Zorg voor een heldere rolverdeling

Het organiseren van een succesvol congres is bepaald geen one-man job. Er moeten tal van zaken worden gepland en het is sterk aan te bevelen deze taken te verdelen over een team van meerdere medewerkers.

Het aantal mensen dat nodig is, hangt af van de grootte van het gewenste evenement. Een tekort aan personeel leidt vaak tot haastwerk en gaat daarmee ten koste van de kwaliteit van uw congres. Zorg daarom voor voldoende capaciteit en een heldere rolverdeling binnen het team.

Varieer de sprekers en het programma

Hoe groter een congres, hoe gevarieerder het publiek in de meeste gevallen is. Dat stelt u voor een uitdaging, want hierdoor valt niet elke spreker bij alle aanwezigen in de smaak. Nodig daarom geen personalities uit die u zélf wilt horen spreken, maar kies vooral voor sprekers die het publiek inspireren en vermaken.

Dit resulteert automatisch in een uitgebalanceerde mix van sprekers en een dagprogramma vol variatie. Wissel lezingen bijvoorbeeld af met praktijktrainingen en humoristische intermezzo’s. Een klassieke succesformule is nog altijd het afsluiten van de dag met een absolute topspreker. En zo’n spreker, die boekt u natuurlijk via sprekersbureau Quality Bookings!