Zaal top, sprekers fantastisch, borrel een 10. En toch praat niemand na over je event. De nachtmerrie van iedereen die met passie en liefde een congres of seminar organiseert. Hoe kan dat?
Obama is niet genoeg
Veel congressen gaan te veel over wat de sprekers willen vertellen. Er is te weinig aandacht voor hoe je die boodschap dan ook daadwerkelijk de zaal in krijgt. Het boeken van Obama als spreker is geen garantie voor een levensveranderend event. Tip 1 : Alleen topsprekers boeken is slechts één deel. Het congresontwerp dat daarop volgt, is minstens zo belangrijk.
Regie én improvisatie
Obama zegt ja! Fantastisch. Maar nu? Tip 2: De combinatie van goede sprekers én een dagvoorzitter die kan improviseren, flexibel is en de sfeer aanvoelt is goud waard. De dagvoorzitter moet in staat zijn de podiumsfeer en de zaalsfeer aan te voelen. In het moment maakt hij keuzes om het event tot grote hoogte te laten stijgen. Die keuzes gaan op ervaring en gevoel, daar kun je geen draaiboeken tegen typen. De ontmoetingen die ontstaan kun je simpelweg niet 100% scripten. Je moet als organisatie echt een dagvoorzitter op het podium zetten die het event voor je leest. Hij kan ingrijpen, bijsturen en doorschakelen waar nodig. Door alles vooraf dicht te tikken in een draaiboek, lever enorm veel in op het livegevoel bij je publiek. Het moet voelen alsof je onderdeel bent van het moment, niet alsof je live TV zit te kijken in een zaal.
Bereid dus tot in de puntjes voor en laat het event over aan een dagvoorzitter met bovengenoemde skills. Dan heb je het beste van twee werelden. De regie en de improvisatie.
De eerste 5 minuten
De toon van je event zet je heel snel. Sneller dan veel mensen zich bewust zijn. Is de opening een monoloog, door de directeur in u vorm? Dan is dat de sfeer in de zaal. Wil je dat? Dan was je opening perfect!
Veelal worden de eerste minuten van het event gebruikt om warm te draaien, een no go wat mij betreft. Het is een cruciaal onderdeel van de dag. Sterker nog. Als je van 09.00 tot 18.00 een seminar organiseert kun je om 09.05 de eerste conclusies trekken. Dat doen we ook vaak.
‘Oei een stroeve zaal’, ‘Het komt vast door het tijdstipt’, ‘Veel mensen komen uit de file.
Eigenlijk allemaal excuses. Het is aan de dagvoorzitter om te zorgen dat de sfeer om 09.05 is: ‘Waauw!’. Tip 3: Gebruik de eerste minuten om de toon van je event te zetten. Wat verwacht je van je publiek? Wat is de tone of voice? Gaan we volledig voor het script of gaan we voor momenten die live kunnen onstaan? De toon zetten is voor een ervaren dagvoorzitter een makkie, de toon veranderen is voor iedereen een uitdaging.