De ‘bouw‘ van een evenement…

29 januari 2016, door Yvonne Kuitenbrouwer

Opdrachtgever  : BV Kanaalkruising Sluiskil/Eventbureau.nl

Evenement        : officiële opening en open dag Sluiskiltunnel

Datum                : dinsdag 19 mei en woensdag 20 mei 2015

Aantal gasten: : 19 mei 600 genodigden, 20 mei, circa 400 belangstellenden

Het is een dinsdagochtend in september 2014 en mijn mobiel gaat over. Het is Bart van de Beek. Bart en ik hebben al heel wat ‘evenementen-uurtjes’ samen doorgebracht. Begonnen 20 jaar geleden bij Hart van Holland. Hij als eventmanager, ik als hoofd van de afdeling Verkoop. Mooie dingen samen gedaan. Maar ook in de jaren daarna zijn we elkaar niet uit het oog verloren en hebben we veel samengewerkt op uiteenlopende projecten. Sinds hij samen met Robert de Vries ‘Eventbureau.nl’ heeft opgezet, hebben we nog niet samengewerkt.

Enthousiast als Bart is begint hij te vertellen over ‘de pitch’ voor de opening van een tunnel in Zeeland (met aanwezigheid van ‘hoogwaardigheidsbekleders’) waar ze aan gaan meedoen. Ze willen echter behalve een creatief concept, ook een ervaren team van specialisten aan de potentiële opdrachtgever voorstellen. Of ik interesse heb om als projectmanager de productie van dit evenement op me te nemen. Als freelancer zijn dit de projecten waar je hart sneller van gaat kloppen. En van de constructie die de jonge ondernemende heren voor dit project hebben gekozen, ben ik onder de indruk. Niet alles zelf willen doen, met het risico op net te weinig expertise om het verschil te kunnen maken. Nee, mensen om je heen verzamelen die ergens in uitblinken. Weten waar je eigen sterke en zwakke kanten zitten en die op juiste wijze benutten. Petje af voor de heren, dat vergt ondernemerschap, durf, zelfkennis en vertrouwen in je ‘collega’s. Dus uiteraard was mijn antwoord volmondig: ja!

Nadat de heren in Zeeland hun concept en projectteam hebben gepresenteerd, is het afwachten… Ze zijn een van de vier bureaus die deelnemen aan de pitch. En dan kan het alle kanten opgaan. Wat is belangrijk voor de opdrachtgever? Hoe het wordt gepresenteerd? Het concept? Het budget? De gevestigde naam van het bureau?

Een maand later is het verlossende woord er… ze hebben de pitch gewonnen en mogen de opening van dit prestigieuze project doen! Als nieuw bureau in de branche een geweldige prestatie. Volgens de opdrachtgever hadden ze het beste concept en de expertise in huis om het uit te voeren.

Dus daar zitten we dan begin december. Met meer dan 100 jaar aan ervaring in de evenementenbranche op het gebied van verkoop (Bart en Robert), concept/content (Ad de Haan), techniek (Kees Verhoeven), beveiliging (Hennie Hahn), catering (Paul van Essen) en productie (Yvonne Kuitenbrouwer) zitten we bij de opdrachtgever aan tafel. En de zandloper loopt… nog vijf en een halve maand te gaan. En er moet best een hoop gebeuren.

Op basis van een planning wordt begonnen met het produceren. Entertainment wordt vastgelegd, het cateringassortiment wordt definitief bepaald, het concept wordt tot in detail uitgewerkt. Er worden afspraken gemaakt om shots op locatie te filmen die later in het concept van de daadwerkelijke openingshandeling gebruikt zullen worden. Een team van regisseurs, motion graphic designers en videotechnici, gaat onder leiding van Ad aan de slag. De benodigde technische apparatuur wordt door Kees in kaart gebracht. En u begrijpt dat, terwijl normaal gesproken een projectiescherm vierkant of rechthoekig is, de ronde vorm van een tunnelbuis een uitdaging is. Om nog maar niet te spreken van de akoestiek van een tunnel en de constante ‘trek’ die in een tunnel van bijna 1,5 km aanwezig is. En ook de aanwezigheid van hoogwaardigheidsbekleders, in dit geval Zijne Majesteit de Koning en zijn eega, Hare Majesteit Koningin Máxima, brengen net even wat meer voorbereidingen met zich mee dan een ‘gewoon’ evenement.

Vervolgens moet er worden nagedacht over meubilair, aankleding, toiletvoorzieningen, kleedkamers, transport, overnachtingsmogelijkheden voor de crew, communicatiemiddelen, badges, etc., etc. En dat in en bij een locatie waar normaal gesproken auto’s doorheen rijden. Waarbij het voor de medewerkers die betrokken zijn geweest bij de aanleg van de tunnel moeilijk is in te schatten wat de eigenlijke omvang van het hele evenement is.

En dan is het zaak dat over alles zorgvuldig wordt nagedacht, dat alles goed op elkaar wordt afgestemd en dat de communicatie met alle partijen soepel en helder verloopt. Dat is mijn rol. Zeker wanneer het op logistiek vlak wat ingewikkelder wordt en wanneer er veel partijen bij een evenement betrokken zijn, ben ik in mijn element. Snel schakelen, oplossingsgericht denken, obstakels wegnemen en zorgen dat iedereen door kan. Om er vervolgens voor te zorgen dat een evenement, aan de hand van een draaiboek, vlekkeloos kan worden uitgevoerd. Al blijkt dat laatste ook altijd nog een uitdaging. Want hoe goed je vooraf ook alles bedenkt, op de dag zelf gaat het toch altijd net even wat anders dan gedacht. De professionaliteit, ervaring en gedrevenheid van het team waarmee je werkt, zorgen er dan voor dat er altijd een oplossing wordt gevonden, zodat de uiteindelijke gast hiervan vaak niets merkt. En dat zijn dingen waarbij je profijt hebt van je jarenlange ervaring. Want als het woord ‘arrivé’ is gevallen, is er geen weg meer terug en moet het maar zoals het kan, als het niet kan zoals het moet. Want vanaf dat moment staat alles in het teken van het leveren van een topprestatie en het zorgen dat de gast een onvergetelijke ervaring heeft. En het is ‘live’, dus alles kan maar één keer goed!

Wanneer ik terugkijk op dit evenement is het overheersende gevoel dat in mij opkomt, trots. Trots op Bart en Robert, dat zij als jonge ondernemers met de bijzondere manier waarop zij hun bureau in de markt hebben gezet, dit evenement hebben ‘binnengehaald’. Trots op hoe wij met elkaar als ‘Eventbureau.nl-team’ met veel plezier hebben samengewerkt. En last but not least, trots op het eindresultaat. We hebben er met z’n allen keihard aan gewerkt en wat was het een geweldig evenement. Eentje voor in de boeken. Hoe mooi is dan het compliment van de opdrachtgever wanneer hij zegt: ‘Het is precies zo geworden als jullie tijdens de eerste presentatie vertelden’. Daar doe je het voor. En tsja, het blijft een kwestie van afspraken waarmaken en nakomen…