Bewezen successtrategieën voor meer sfeer op je evenement

18 september 2017, door Robert de Vries

Organiseer jij een evenement? Dan hou je rekening met alle belangrijke factoren: de informatiewaarde van de sprekers, de grootte van de locatie en de promotie bij de doelgroep. Maar de sfeer op de dag zelf, dat lijkt iets ongrijpbaars. Gelukkig heb je hier als organisator wel degelijk invloed op, door de onderstaande bewezen successtrategieën toe te passen.

Huur een goede dagvoorzitter in

Als je meerdere goede sprekers boekt, is de verleiding groot om te besparen op de kosten van een dagvoorzitter. Want het evenement aan elkaar praten, dat kun je toch zelf ook wel? Helaas valt dat in de praktijk nogal eens tegen. Als je geen professionele spreker bent, blijkt het knap lastig om een zaal vol mensen te enthousiasmeren en deze sfeer gedurende de hele dag vast te houden.

Dit is exact waarin een goede dagvoorzitter gespecialiseerd is. Hij weet hoe hij de sfeer kan creëren die jij zo graag ziet op jouw evenement en praat de items van de verschillende sprekers moeiteloos aan elkaar. En komt een van de sprekers te laat opdagen? Een traditionele sfeerdoder, maar de dagvoorzitter vult de ontstane ruimte in het programma moeiteloos op. Dát is nog eens een meerwaarde voor je evenement.

Varieer de optredens van sprekers

Laten we eerlijk zijn: zelfs de beste dagvoorzitter kan van een eentonig dagprogramma geen sprankelend evenement maken. Eentonigheid is killing voor de aandacht van het publiek en daarmee de sfeer op de evenementenlocatie. Geroezemoes tijdens lezingen en verveeld naar hun telefoon starende bezoekers – het zijn de nachtmerries van elke eventorganisator.

Focus daarom niet alleen op de inhoud van de presentaties, maar kijk ook naar het type activiteit. Plan na een spreker met droge, theoretische stof een spreker met een komische of cabareteske inslag en wissel lezingen af met workshops. Zorg daarnaast voor voldoende pauzes en ontspannende activiteiten, zodat er ruimte is voor informeel netwerken en een levendige sfeer.

Besteed aandacht aan audiovisuele aspecten

Wel eens een voetbalwedstrijd zonder geluid gekeken? Of een nieuwjaarsviering zonder vuurwerk? Dan weet je dat zowel geluid als beeld een grote invloed hebben op de sfeer zoals we die ervaren. De muziek op je evenementenlocatie is daarom bepalend voor de sfeer tijdens je event. Het zet bij binnenkomst direct de toon – van vrolijkheid tot droefenis en van ontspanning tot activiteit.

Minstens zo belangrijk is de verlichting en decoratie. Met name als het evenement zich afspeelt in een grote hal of zaal, zijn deze elementen zeer bepalend voor de uitstraling van de omgeving. Meer licht zorgt doorgaans bijvoorbeeld voor meer energie. Hier kun je als organisator gedurende de dag mee spelen om de sfeer indirect te beïnvloeden.