Hoe krijg ik veel gasten op mijn congres?

Categorie:

Op elk huwelijksfeest komen vrijwel alle genodigden opdagen. In eerste instantie niet zo gek. Want er is gratis eten, drinken en gegarandeerd een feestelijke stemming. Maar het vereist ook een cadeau, kappersbezoek en soms een flinke reistijd. Toch is er een responsratio van bijna honderd procent. Hoe dat kan? Met onderstaande tips bereik jij hetzelfde voor je congres of seminar…

Leg de focus op mensen in plaats van kennisoverdracht

Laten we eerlijk zijn: niet elke deelnemer bezoekt een congres omdat het zijn droom is om een bepaalde spreker in levenden lijve te ontmoeten. Meer nog dan een plek voor kennisoverdracht, is zo’n evenement soms vooral een uitstekende plek om te netwerken.

Leg jouw focus bij de organisatie daarom niet alleen op het samenstellen van het programma, maar richt je ook op het creëren van voldoende verbindingsmogelijkheden voor de doelgroep. Verklappen wie er nog meer komt, is in dat opzicht geen slecht idee. “Concullega De Boer komt. U toch ook?”

Ook het inschakelen van medewerkers en relaties als ambassadeurs van jouw evenement is een beproefde tactiek. Ben je nog op zoek naar nieuwe deelnemers? Benader dan de personen die zich reeds ingeschreven hebben. Ongetwijfeld kennen ze andere potentiële gasten.

Nodig deelnemers op persoonlijke wijze uit

Een van de redenen dat alle genodigden tijdens een huwelijksfeest komen opdagen, is dat de uitnodiging een persoonlijk karakter heeft. Dat verhoogt de emotionele binding met het evenement en zorgt ervoor dat de vrijblijvendheid verdwijnt. Nodig ook de potentiële deelnemers voor jouw evenement daarom zo persoonlijk mogelijk uit.

Dat kan op verschillende manieren. Bel ze zelf of stuur een mail die duidelijk voor hen persoonlijk is geschreven. Het beste is vaak een combinatie; mail eerst en bel later na. Gebruik spreektaal om te communiceren dat het evenement niet alleen inhoudelijke meerwaarde biedt, maar ook vooral leuk is. En zorg dan ook dat je deze belofte waarmaakt.

Experimenteer met verschillende uitnodigingsacties

Elke doelgroep is anders en wat bij de ene groep mensen werkt, doet dat bij de andere niet. Experimenteer daarom met verschillende uitnodigingsacties en meet voor elke actie het responspercentage. Scoort een bepaalde actie hoog? Breid deze dan verder uit, in plaats van je energie te verspillen aan slecht responderende initiatieven.

Ook herhalingsacties vormen hierbij een uitstekend instrument. Niet iedereen die na de eerste mailing niet reageert, wil ook daadwerkelijk niet komen. Zelfs niet als je vroege inschrijving beloont met speciale korting of een cadeau. Gemiddeld levert een herhalingsactie maar liefst de helft op van de eerste respons. Absoluut de moeite waard dus.

Geschreven door:

Robert de Vries

Robert de Vries is oprichter en eigenaar van Quality Bookings, Workshoppen.nl, Artiestenbureau.nl en Eventbureau.nl. Zelf treed hij als dagvoorzitter en cabaretier op tijdens zakelijke evenementen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *