Tips voor uw presentatie of seminar

Dagelijks worden er honderden seminars en bedrijfspresentaties georganiseerd door bedrijven die een boodschap of product willen communiceren naar bestaande of potentiële klanten. Wij van Quality Bookings merken helaas dat veel bedrijven te snel overgaan tot het organiseren van een standaard event. Dat wil zeggen dat men vaak een prachtig zaaltje in een hotel langs de snelweg boekt, een beamer en een scherm laat ophangen en alle vertegenwoordigers een presentatie van een uur laat verzorgen. Is deze vorm van communiceren nog efficiënt en effectief?

Overkill
Omdat de bedrijven die een seminar organiseren vaak enorm enthousiast zijn over hun eigen producten of diensten, stoppen zij graag de gehele dag vol met alle informatie over alle mogelijke producten en diensten. De aanwezige bezoeker krijgt zodanig veel informatie dat deze aan het eind van de dag geen enkel idee meer heeft wat er besproken is. Oftewel: er is een overkill aan informatie. Zorg dat u van tevoren een hoofddoelstelling vaststelt. Bepaal welk onderwerp of welk product u het belangrijkste vindt om op dit seminar te communiceren. Beperk elke spreker tot maximaal 15 minuten spreektijd. Dit zal uw verkopers/sprekers stimuleren om de presentaties te vullen met uitsluitend relevante informatie.

PowerPoint
PowerPoint is een prachtig communicatiemiddel. Helaas wordt het in de praktijk inefficiënt  gebruikt. Het teveel aan informatie dat de sprekers veelal over hun luisteraars uitstorten, zetten zij ook letterlijk in de PowerPoint. Elke sheet staat helemaal vol met tekst en voegt niets toe aan het verhaal. Probeer om op elke sheet slecht één woord of maximaal één zin te zetten. Deze zin of dit woord moet uw korte presentatie samenvatten. Dit zorgt – in combinatie met uw korte verhaal – voor een betere absorptie van uw boodschap. Ideaal is het wanneer de presentatie van 15 minuten bestaat uit 5 sheets met 5 woorden. Over elke sheet kan de verkoper dan 3 minuten kort en bondig iets uitleggen.

Zorg voor ontspanning
Het opnemen van informatie kost energie. 8 uur lang, met alleen de onderbreking van een lunch, uw gasten volproppen met informatie is niet erg vriendelijk voor hen en bovendien totaal inefficiënt. Wij adviseren al onze klanten om een goede professionele dagvoorzitter in te huren. Deze zorgt voor interactie, terugkoppeling, discussie en vaak ook voor een luchtige onderbreking van de sprekers. Vaak zetten wij ook cabaretiers in als dagvoorzitter, die tussen elke spreker een korte sketch opvoert die inhaakt op de besproken informatie. Op deze manier creëert u voor uw gasten een moment van rust en bezinning.

Zorg voor interactie
Natuurlijk wilt u uw verhaal doen. Maar vergeet niet dat uw gasten direct een mening vormen over hetgeen u vertelt. Zorg dat u direct de mening van uw gasten kent. Veel sprekers vragen snel aan het eind: ‘nog vragen?’ En sluiten dan direct af. Zorg dat u de interactie aangaat met de zaal. Zorg dat u weet wat uw gasten van uw verhaal vinden. Wanneer u het zelf moeilijk vindt om een reactie los te krijgen bij uw publiek, geef deze taak dan aan de dagvoorzitter. Deze kan op een onafhankelijke en professionele manier de gasten tot discussie krijgen.