Spreker inhuren – waar moet ik opletten?

Wie een begenadigd gastspreker wil inhuren om zijn evenement luister bij te zetten moet met een paar zaken rekening houden.

Eigenlijk begint het contact met de sprekers al ver voor het evenement begint, namelijk met een goede briefing. Als u niet duidelijk bent wat er van de sprekers verwacht wordt, loopt u de kans dat de inhoud van de lezing of presentatie heel anders is dan wat u had bedoeld.

Organiseer van tevoren een sprekersbijeenkomst, zodat u alle sprekers al een keer ontmoet hebt. Stuur van tevoren een agenda van deze voorbespreking rond. Tijdens die bijeenkomst kunt u met hen van gedachten wisselen over de invulling van het congres. Betrek de sprekers bij het opstellen van het inhoudelijke programma. Maak wel eerst duidelijk wat de doelstelling van het evenement is. Bedenk dat zij heel belangrijk zijn voor het slagen van het evenement. Wanneer sprekers, die meestal drukbezet zijn, geen extra tijd kunnen besteden aan een voorbespreking, kunt u vragen een vertegenwoordiger te sturen.

Informeer de uitgenodigde gastsprekers ruim van tevoren over de samenstelling van het publiek. Probeer, indien mogelijk, van tevoren al met enkele bezoekers in contact te komen om hun verwachtingen te peilen. Ook evaluaties van voorgaande congressen kunnen informatief zijn in dit opzicht

Vraag de sprekers welke technische faciliteiten ze nodig hebben bij hun lezing. Denk daarbij ook aan bijvoorbeeld een tafeltje waarop ze gebruikte sheets kunnen leggen. Speel de lijst met benodigdheden door naar de facilitair manager van de locatie waar het evenement plaats gaat vinden en controleer voor aanvang van het congres of alle aanvragen ook gehonoreerd zijn.

Stuur de sprekers na afloop van de voorbespreking een verslag en bel hen in de week daarna op voor een reactie. Stel ook een correcte adreslijst van sprekers op, zodat zij elkaar eventueel kunnen benaderen voor overleg. Hoed u voor een foute spelling van de namen, het lijkt een kleinigheid maar de spreker kan het als heel vervelend ervaren.

Vraag de sprekers om een uittreksel van hun bijdrage (maximaal een A4'tje), kopieer deze en stuur ze naar de andere sprekers. Controleer of de te gebruiken presentatiemiddelen, sheets en dia's voldoen aan de normen die redelijkerwijs mogen worden gesteld. Accepteer geen handgeschreven sheets; laat die, bij wijze van service, overtypen.

Uiteraard moeten de gastsprekers ook tijdens het evenement goed begeleid worden. U toont hen de zaal waar ze zullen spreken, u laat hen de benodigde audiovisuele apparatuur zien en u controleert of ze voldoende water hebben. Introduceer een spreker door hem of haar hartelijk welkom te heten. Vermeld daarbij enkele speciale kwaliteiten van de persoon in kwestie of vertel een leuke anekdote over de spreker.

Ook na afloop besteedt u nog aandacht aan de sprekers. U begeleidt de gastsprekers naar de ruimte waar ze nog iets te drinken krijgen, zodat ze even kunnen bijkomen. Vervolgens zorgt u voor de betaling en eventueel een bloemetje of een ander presentje.

Wilt u een spreker boeken op uw bijeenkomst? Wij maken graag een passend voorstel voor u.