Internet is tegenwoordig altijd en overal aanwezig. En is dat een keer niet het geval, dan vormt dit vaak een fikse tegenvaller. Zo ook op evenementen. Zeker op een zakelijk event is een snelle en stabiele internetverbinding een eerste vereiste voor bezoekers. Maar waarom is dat eigenlijk zo en hoe kun je deze behoefte in je voordeel benutten?
Vanwaar de behoefte aan internet op een event?
Als eventorganisator doe je alles om bezoekers van je evenement te behagen. Van spectaculaire shows tot aangename loungeruimtes en van de beste sprekers tot het meest inspirerende dagprogramma; de bezoeker hoeft zich werkelijk geen seconde te vervelen. Toch mag het allemaal niet baten als jouw event een goede internetverbinding ontbeert.
Tegenwoordig zijn mensen niet alleen gewend om altijd online te zijn, maar ook willen ze hun aanwezigheid op het event delen met anderen. Dit bijvoorbeeld in de vorm van WhatsApp-berichten aan collega’s, eventupdates op Twitter of live fotoverslagen op Instagram. Ook willen ze de updates van andere deelnemers op social media in real-time kunnen volgen.
Hoe bied ik bezoekers wat ze willen?
Bovengenoemde voorbeelden zijn slechts enkele van de vele redenen waarom deelnemers op een event online willen zijn. Beter dan het ontkennen van deze behoefte, is dan ook om erop in te spelen en deze desgewenst zelfs te versterken. Ook voor jouw event biedt de online wereld namelijk vele mogelijkheden die je helpen om meer interactie met en tussen bezoekers te creëren.
Zo kun je bijvoorbeeld een eventapp ontwikkelen die de aanwezige internetverbinding optimaal benut. Deelnemers kunnen de app gebruiken om het (real-time bijgewerkte) dagprogramma te bekijken, onderling berichten uit te wisselen en tijdens bijeenkomsten gezamenlijk te stemmen. Ook op het gebied van eventsponsoring biedt een app aantrekkelijke mogelijkheden.
Hoe snel moet de internetverbinding zijn?
De noodzaak van een internetverbinding op je evenement zal je ongetwijfeld niet ontgaan. Maar hoeveel bandbreedte moet deze nu eigenlijk hebben voor een goede gebruikerservaring? Het antwoord hangt af van factoren zoals de hoeveelheid bezoekers, het geschatte datagebruik per persoon en de planning van het dagprogramma. Heeft jouw event bijvoorbeeld lange gezamenlijke pauzes, dan is de kans groot dat veel mensen tegelijkertijd aan het internetten slaan.
Bezoeken 600 personen je evenement, dan kunnen op piekmomenten zomaar 400 mensen de verbinding gelijktijdig willen gebruiken. Bij een basisverbinding van 1Mbit downstream en 0,5Mbit upstream per persoon (genoeg om mail, websites en social media te checken), is in dat geval al een verbinding van 400Mbit downstream en 200Mbit upstream nodig.
Naast het investeren in voldoende capaciteit, adviseren we gebruik te maken van slimme oplossingen zoals een proxyserver en de beste netwerkapparatuur. Het inschakelen van een professioneel netwerkbedrijf voor je event is in dat kader dan ook geen overbodige luxe.